Avez-vous une longue liste de personnes auxquels vous devez envoyer des lettres ? Le publipostage Word est la solution la plus pratique pour imprimer ou envoyer des lettres à plusieurs destinataires.

Ce tutoriel explique comment utiliser le publipostage dans Microsoft Word pour créer et imprimer des lettres pour des destinataires individuels. En revanche, vous pouvez aussi utiliser le publipostage pour créer des enveloppes ou des étiquettes Word en masse.

Comment faire le publipostage dans Microsoft Word

Lors du Publipostage, Word fusionne un document principal avec une liste de destinataires pour générer un ensemble de documents de sortie :

• Le document principal : comporte le texte de base qui doit être placé dans tous les documents de sortie. Par exemple, un en-tête, le texte de corps.. etc
• La liste des destinataires : il s’agit de la liste de personnes auxquelles vous souhaitez envoyer le document. Cette liste contient des informations personnelles comme par exemple les noms, les adresses, les numéros de téléphone et autres.
• Les documents de sortie: sont le résultat du publipostage Word.

Remarque: les captures d’écran dans ce tutoriel concernent Microsoft Word 2016. Pourtant, les étapes sont les mêmes dans toutes les versions modernes : 2010, 2013 et 2016.

Etape 1/6: configurer et choisir le type de document

Pour démarrer le processus de fusion et publipostage, vous devez d’abord choisir le type de document Word à créer. Pour cela, suivez les étapes ci-dessous:

1. Premièrement, ouvrez un document Microsoft Word vierge.
2. Ensuite, allez sur l’onglet « Publipostage » et cliquez sur « Démarrer la fusion le publipostage« . Voir la capture ci-dessous:

3. Ensuite, dans le menu qui s’affiche, choisissez « Assistant Fusion et publipostage pas à pas« .

4. L’assistant de publipostage Word s’ouvre en conséquence. Choisissez votre type de document. Dans notre exemple, nous allons sélectionner « Lettres« .

5. Finalement, cliquez sur « Suivant : Document de base » pour passer à l’étape suivante du publipostage.

Etape 2/6: sélectionner un document de base pour le publipostage Word

La deuxième étape de l’assistant de publipostage Word consiste à sélectionner un document de départ. Pour ce faire, utilisez l’une des trois méthodes suivantes:

1- Utiliser le document Word actuel

La première option que vous pouvez choisir est de démarrer avec le document actuellement affiché (Vide). Pour ce faire, il vous suffit de sélectionnez « Utiliser le document actuel« .

Maintenant, tapez votre lettre dans le document ou attendez que l’assistant vous invite à le faire à une étape ultérieure. Dans notre exemple, nous utiliserons cette méthode, et nous garderons le document vide pour le moment.

2- Commencer avec un modèle

Vous pouvez également utiliser un modèle existant et le modifier pour répondre à vos besoins. Le processus est très facile, suivez ces étapes:

1. Sélectionnez d’abord la deuxième option « Utiliser un modèle« .
2. Puis, Cliquez sur « Sélection du modèle… ».
3. En conséquence, la boite de dialogue « Sélection du modèle » s’ouvre.

4. à ce stade, sélectionnez la catégorie de document à créer (Général, Lettres, CV..). Puis, choisissez le modèle souhaité.

5. Une fois terminé, cliquez sur « OK« .

3- Utiliser un document Word existant

La troisième possibilité est d’utiliser un document Word existant. Par exemple, si votre lettre existe déjà, vous pouvez l’utiliser sans avoir à la recopier dans le document actuel. Pour le faire, suivez ces étapes:

1. Cochez d’abord la dernière option « Utiliser un document existant« .

2. Ensuite, dans la zone « à partir d’un/une » qui s’affiche, sélectionnez le document souhaité, puis cliquez sur « Ouvrir« . En revanche, si le document n’est pas affiché, choisissez « (Autres fichiers) », puis cliquez sur « Ouvrir« . Ainsi, une boîte de dialogue s’ouvre, localisez et sélectionnez votre document, puis cliquez sur « Ouvrir« .

Rappel: pour notre exemple, nous utilisons le document actuel comment document de base (la première option).

Une fois vous avez choisi le document de base, cliquez sur « Suivant : sélection des destinataires« . L’assistant de publipostage Word passe à l’étape 3.

Etape 3/6: sélectionner les destinataires

Nous arrivons à l’étape la plus importante de l’assistant de publipostage Word. Ici, vous devrez définir la source de votre liste d’adresses. Dans cet exemple nous allons créer manuellement notre propre liste. Cependant, vous pouvez également utiliser une liste existante sur Excel ou sélectionner des contacts Outlook.

Pour créer une nouvelle liste manuellement, suivez ces étapes:

1. Sélectionnez d’abord la dernière option « Saisie d’une nouvelle liste« , puis cliquez sur « Créer« .

2. La boite de dialogue « Créer une liste d’adresses » s’ouvre en conséquence. Tapez les information du premier destinataire dans les champs associés. Notez que vous n’êtes pas obligé de taper toutes les données demandées mais uniquement celles dont vous aurez besoin pour le publipostage.

3. Ensuite, pour ajouter les autres destinataires, cliquez à chaque fois sur « Nouvelles entrée » puis tapez ses coordonnées dans la nouvelle ligne.

4. Une fois la liste crée, cliquer sur « OK » pour l’enregistrer.

5. Ainsi, la boite de dialogue « Enregistrer une liste d’adresses » s’ouvre. Nommez votre liste et cliquez sur « Enregistrer« .

6. Une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez modifier la liste et sélectionner ou désélectionner des enregistrements. Cliquez sur « OK » pour accepter la liste telle quelle.

7. Lorsque vous cliquez sur « Ok » l’Assistant Fusion et publipostage Word revient à « Utilisation d’une liste existante« . Notez que vous avez toujours la possibilité de modifier la liste des destinataires.

8. Enfin, cliquez sur « Suivant : Ecriture de votre lettre » pour passer à l’étape 4 de l’assistant.

Etape 4/6: rédiger votre lettre et ajouter des champs de fusion

Si vous ne l’avez pas déjà fait, tapez le texte de votre lettre. Ci-dessous notre exemple:

Ensuite, vous devez ajouter des champs de fusion pour insérer du texte tel que les noms, les adresses et d’autres informations à partir de la source de données.

Pour insérer des champs de fusion, procédez comme suit :

1. D’abord, cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ.
2. Ensuite, cliquez sur « Bloc d’adresse » dans l’assistant pour ajouter les adresses des destinataires.

3. Ainsi, la boîte de dialogue « Insertion du bloc d’adresse » s’ouvre. Cochez les cases des données que vous voulez ajouter et décochez celles à exclure. Vous pouvez vous servir de l’aperçu à droite pour voir si le résultat vous convient.

4. Une fois terminé, cliquez sur « Ok » pour valider les modifications.

5. Passez ensuite à la ligne suivante et cliquez sur « Formule d’appel… ». Ce champ vous permet de saisir un message d’accueil.

6. Puis, dans la fenêtre « Insérer une formule d’appel » qui s’ouvre, choisissez le format de salutation. Pour cela, utilisez les menus déroulants pour sélectionner les options de votre choix.

7. Cliquez sur « OK » une fois terminé. En résultat, le bloc d’adresse et la formule d’appel sont insérés et entourés de chevrons («  »).

8. Finalement, cliquez sur « Suivant : Aperçu de vos vos lettres« .

Etape 5/6: prévisualiser votre publipostage sur Word

Nous arrivons à l’avant dernière étape de l’assistant Fusion et publipostage de Word. A cette étape, l’assistant remplace chacun des champs de fusion du document par les données correspondantes du premier destinataire. Par conséquent, la première lettre devrait ressembler à la page suivante:

Vous pouvez vous servir des boutons fléchés de l’assistant Fusion et publipostage pour prévisualiser chaque document fusionné.Voir la capture ci-dessous:

Si tout est bien, cliquez sur « Suivant : Fin de la fusion » pour passer à l’étape finale.

Étape 6/6 : terminer la fusion

Et voilà, vous avez terminé votre publipostage sur Word. Pour imprimer vos lettres cliquez sur « Imprimer » dans le volet de l’assistant. Notez aussi que vous pouvez modifier et personnaliser davantage certaines ou toutes les lettres.

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