Est-il possible d’insérer une liste déroulante dans une cellule Excel avec des choix ? Si vous cherchez une réponse à cette question, vous êtes alors dans le bon endroit. Dans ce tutoriel, je vous montre comment ajouter, modifier ou supprimer une liste déroulante Excel.
Les listes déroulantes sont en fait un meilleur moyen si vous souhaitez créer une feuille de calcul Excel à remplir par d’autre utilisateurs. Elle vous permettent également de contrôler un classeur en fixant les valeurs qui peuvent être entrées dans les cellules.
Par exemple, dans la capture ci-dessous, j’ai dans la cellule B1 une liste déroulante qui permet à l’utilisateur de choisir sa profession :
Comment insérer une liste déroulante dans Excel
Pour faire une démonstration, je prend par exemple la feuille de calcul ci-dessous. Comme vous pouvez le voir, le tableau de données affiche les noms de clients, les dates de commandes, le montant de la commande ainsi que la ville. Je souhaite maintenant insérer des listes déroulantes dans les cellules de la colonne « Ville » afin de permettre à l’utilisateur de sélectionner la ville de chaque client :
Vous pouvez ajouter autant de listes déroulantes dans votre classeur Excel. Suivez les instructions ci-dessous étape par étape :
1- [Facultatif] Pour faciliter les choses, il est préférable que vous tapiez les éléments que vous souhaitez inclure dans la liste dans une autre feuille de calcul. Par exemple, j’ai tapé les noms des villes autorisées dans la feuille 2 :
2- Retournez ensuite à la première feuille de calcul et sélectionnez la cellule « D2 ».
3- Accédez ensuite à l’onglet « Données » et cliquez sur la commande « Validation des données » qui se trouve dans le groupe « Outils de données »:
4- Ainsi, la boite de dialogue « Validation des données » apparaîtra sur votre écran.
5- Sélectionnez ensuite l’option « Liste » dans le menu déroulant sous « Autoriser » comme illustré dans la capture ci-dessous :
6- l’étape suivante consiste à saisir les éléments de votre liste déroulante. Pour ce faire, entrer vos éléments dans la zone « Source » en les séparant par des points-virgule comme illustré dans la capture ci-dessous :
Si vous avez placé ces éléments dans une autre feuille de calcul (étape 1), vous pouvez les sélectionner directement à partir de la feuille au lieu de les taper un par un. La capture ci-dessous illustre le processus :
7- Finalement, cliquez sur « Ok » pour appliquer les modifications.
Désormais, les listes déroulantes apparaîtront dans les cellules sélectionnées :
Vous pouvez les utiliser maintenant pour entrer la ville de chaque client :
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Comment modifier liste déroulante excel
Une fois vous avez inséré votre liste déroulante Excel, vous avez la possibilité de la modifier.
Modifier une liste déroulante Excel : autoriser d’autres entrée
Dans l’exemple précédent, nous avons créer une liste déroulante qui autorise uniquement les villes comme Agadir, Rabat, Casablanca, Fès et Essaouira. Dans ce cas, l’utilisateur ne pourra pas entrer d’autres villes tel que « Tiznit » et « Marrakech ». Par exemple, si vous essayez d’entrer « Tiznit » dans une cellule vous obtiendrez l’erreur ci-dessous. Cette dernière vous indique que la valeur saisie ne correspond pas aux restrictions de validation :
Comment faire alors pour permettre la saisie manuelle des villes qui ne sont pas répertoriées dans la liste déroulante?
La solution est très simple. Tout ce que vous devez faire c’est de modifier la liste déroulante Excel pour l’autoriser. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
1- Pour commencer, sélectionnez les cellules dont vous avez les listes déroulantes.
2- Cliquez ensuite sur le bouton de commande « Validation de données » dans le groupe « Outils » de données » de l’onglet « Accueil » :
3- Puis, dans la boite de dialogue « Validation de données », accédez à l’onglet « Alerte d’erreur » et décochez a case en regard de « Quand les données non valides sont tapées » :
4- Filialement, cliquez sur « Ok » pour appliquer les modifications.
Désormais, vous pouvez, au besoin, taper d’autres noms de villes dans les cellules contenant la liste déroulante :
Modifier menu déroulant excel : ajouter de nouveau éléments
Supposons maintenant que vous souhaitez ajouter de nouvelles villes comme choix dans les listes déroulantes crées. Cela peut être fait en quelques clics, mais il faut distinguer deux cas :
- Si vous avez importé les élément de liste à partir d’une plage de cellules procédez comme suit :
1- En premier lieu, accédez à la feuille dans laquelle vous avez placé les éléments.
2- Ensuite, faites un clic droit sur l’une des cellules contenant les éléments et sélectionnez « Insérer » :
3- Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, assurez-vous que la deuxième option est sélectionnée et cliquez sur « Ok » :
4- En conséquence, Excel ajoute une nouvelle ligne. Tapez le nom de la ville à ajouter:
Une fois la nouvelle ville ajoutée, Excel met à jour la liste déroulante pour l’inclure :
- Si vous avez saisie les éléments manuellement dans la boite de dialogue « Validation de données » procédez comme suit :
1- Sélectionnez les cellules contenant la liste déroulante.
2- Puis, ouvrez la boite de dialogue « Validation de données » (Onglet « Données » – groupe « Outils de données » – bouton « Validation des données« ) :
3- Ensuite, ajoutez les nouveau éléments (Noms de villes) dans la zone « Source » et n’oubliez pas de les séparer par des points-virgule :
4- Cliquez sur « Ok » pour terminer.
Supprimer une liste déroulante Excel
Si vous souhaitez supprimer les listes déroulantes, sélectionnez les cellules et puis ouvrez la boite de dialogue « Validation de données ». Dans le menu « Autoriser » cliquez sur l’option « Tout » puis sur « Ok » :
Pour plus d’informations sur les listes déroulantes Excel, lisez ce tutoriel.
Lisez également le tutoriel sur la mise en forme conditionnelle.