Dans ce tutoriel, nous expliquons comment créer des étiquettes avec Excel en utilisant la fonctionnalité de fusion et publipostage de Microsoft Word.

Microsoft Excel est le logiciel tableur le plus utilisé. En fait, il intègre des milliers de fonctionnalités pratiques vous permettant de faire beaucoup de choses sans grands efforts. La fonctionnalité qui nous intéresse aujourd’hui est la gestion et stockage d’étiquettes. En revanche, si vous avez des étiquettes en masse et que vous ne saviez pas comment les imprimer sur Excel, vous aurez des difficultés au niveau de l’envoi de courrier. Malgré cela, vous pouvez faciliter l’impression d’étiquettes en demandant l’aide de Microsoft Word.

L’utilisation d’Excel en collaboration avec Word vous permet de créer des étiquettes et les prévisualiser avant de les imprimer. L’idée consiste à organiser une liste d’adresses dans un tableau Excel. Et puis, vous devez utiliser cette liste de diffusion Excel afin de créer proprement des étiquettes dans un document Word. En faisant ainsi, vous pouvez imprimer facilement les étiquettes de publipostage directement à partir d’Excel. Voici comment.

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Etape 1 : préparer la liste pour créer des étiquettes avec Excel

Pour commencer, vous devez d’abord créer votre liste de diffusion dans Excel. Toutefois, il faut respecter la structure requise par le publipostage. Si vous n’avez pas à disposition une liste de diffusion, ouvrez un classeur Excel et suivez les étapes. En fait, il est préférable d’utiliser Excel pour organiser les données de la diffusion plutôt que d’utiliser un tableau Word.

Pour créer des étiquettes avec Excel, commencez d’abord par créer des en-têtes de colonnes qui soient descriptifs. Cette étape est importante afin que vous puissiez imprimer correctement vos étiquettes. Pour notre exemple, nous créons une liste de diffusion contenant des données personnelles. Les en-têtes de colonne que nous utilisons sont comme suivant :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse de rue
• Ville
• Code postal

Après avoir définit les données de la liste de diffusion, tapez l’en-tête de chaque type de données dans la première cellule de chaque colonne. En fait, vous pouvez créer un nombre de colonne qui correspond au nombre d’éléments que vous souhaitez inclure dans les étiquettes. La capture ci-dessous illustre notre résultat :

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Maintenant que les entêtes sont bien configurés, continuez et remplissez le tableau par les données de vos contacts. En faisant ainsi, votre liste devrait ressembler à ceci :

N’oubliez pas que vous pouvez toujours ajouter d’autres entêtes et informations à votre liste de diffusion. Ici, nous vous avons indiqué les informations standard des étiquettes de publipostage.

Une fois terminé, enregistrez la feuille de calcul et passons à la deuxième étape.

Etape 2 : confirmer le format de fichier dans Microsoft Word

Comme déjà mentionné nous allons utiliser notre fichier Excel dans Word pour imprimer les étiquettes. Pour cela, il est obligatoire de définir certains paramètres de format de fichier sous Microsoft Word afin de pouvoir y utiliser le fichier Excel. Fondamentalement, si vous vous connectez à une feuille de calcul Excel à partir de Word pour la première fois, vous devez activer un paramètre qui vous permet de convertir des fichiers entre les deux programmes. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1- Tout d’abord, ouvrez un fichier Word et accédez au menu « Fichier ».

2- Ensuite, cliquez sur « Options » qui se trouve en bas de la barre latérale gauche.

3- Ainsi, la boite de dialogue « Options Excel » apparaîtra. Cliquez sur « Options avancées » dans le menu à gauche.

4- Ensuite, faites défiler jusqu’à la section « Générales ».

5- Assurez-vous que l’option « Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture » est coché. Voir la capture ci-dessous :

6- Cliquez sur « OK » pour appliquer les modifications.

Etape 3 : configurer les étiquettes Excel dans Word

Maintenant, nous somme prêt à créer et configurer les étiquettes :

1- D’abord, ouvrez un document Word vierge et accédez à l’onglet « Publipostage ».

2- Puis, cliquez sur le bouton de commande « Démarrer la fusion et le publipostage » que vous trouverez dans le groupe « Démarrer la fusion et le publipostage ».

3- Ensuite, dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez « Etiquettes » comme illustré dans la capture ci-dessous :

4- La boite de dialogue « Options d’étiquettes » apparaîtra comme illustré dans la capture ci-dessous. Sélectionnez le fournisseur des étiquettes souhaité et le numéro de référence, puis cliquez sur « OK » pour valider les modifications :

Les contours de vos étiquettes apparaîtront désormais dans Word comme le montre la capture ci-dessous :

Etape 4 : connecter la feuille de calcul Excel aux étiquettes de Word

A ce stade nous devons lier et connecter les données d’Excel aux étiquettes configurées dans Word. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1- Accédez à nouveau à l’onglet « Publipostage » du document Word et cliquez sur l’option « Sélectionner les destinataires ».

2- Sélectionnez « Utiliser une liste existante » dans le menu déroulant qui s’affiche :

3- Lorsque vous cliquez dessus, l’Explorateur de fichiers Windows apparaîtra. Cherchez et sélectionnez le fichier Excel contenant votre liste de diffusion.

4- Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur « Ouvrir ».

5- La fenêtre « Sélectionner le tableau » s’ouvrira. Si vous avez plusieurs feuilles dans votre classeur, vous les verrez affichées. Sélectionnez la feuille de calcul contenant la liste de diffusion.

6- Cochez la case en regard de l’option « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes », puis cliquez sur « OK » pour terminer.

En résultat, les étiquettes Word seront connectées à la feuille de calcul indiqué et votre document Word sera comme illustré dans la capture ci-dessous :

Étape 5 : ajouter des champs de publipostage aux étiquettes Excel

Après avoir organisé les données et configuré les étiquettes, vous devez ajouter des champs de publipostage. Suivez le processus ci-dessous :

1- Commencez par sélectionner la première étiquette.

2- Accédez ensuite à l’onglet « Publipostage », puis cliquez sur la commande « Bloc d’adresse » :

3- Lorsque la boite de dialogue « Insertion du bloc d’adresses » s’ouvre, cliquez sur le bouton « Faire correspondre les champs ».

4- La boite de dialogue « Correspondance des champs » apparaîtra. A ce stade, assurez-vous de lier chaque paramètre à la colonne correspondante de votre classeur. Par exemple, « Prénom » doit correspondre à « Prénom », et nom doit correspondre à « Nom », etc. vous pouvez le faire en utilisant le menu déroulant à côté de chaque champ. Une fois tout est bien configuré, cliquez sur « OK » :

5- Cliquez sur « OK » pour fermer la boite de dialogue « Insertion du bloc d’adresse ».

Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, le bloc <<BlockAdresse>> apparaîtra désormais dans votre première étiquette :

5- Avant de terminer, allez sur l’onglet « Publipostage », puis cliquez sur la commande « Mettre à jour les étiquettes » comme indique dans la capture ci-dessous. Lorsque vous faites ainsi, le bloc << BlockAdresse>> doit apparaître dans toutes les autres étiquettes :

Etape 6 : exécuter le publipostage et imprimer les étiquettes

A ce stade, les étiquettes de courrier devraient être toutes remplies. Vous devez maintenant les imprimer. Vous avez la possibilité d’imprimer les étiquettes d’adresse une par une, ou toutes à la fois, selon le nombre d’étiquettes que vous essayez d’imprimer.

1- Toujours dans l’onglet « Publipostage », cliquez sur « Terminer et fusionner ».

2- Sélectionnez ensuite « Modifier des documents individuels » dans le menu déroulant qui s’affiche.

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3- La fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » s’ouvre. Sélectionnez l’option « Tous », puis cliquez sur « OK ».

4- Cela ouvrira un nouveau document Word affichant toutes vos étiquettes correctement remplies :

A ce stade, vous pouvez facilement imprimer vos étiquettes. Sur le document Word résultat, cliquez sur « Fichier » dans le ruban. Puis, cliquez sur l’option « Imprimer » dans la barre latérale gauche. Cela ouvrira la fenêtre « Imprimer », dans laquelle vous pouvez choisir l’imprimante souhaité. Pour démarrer l’impression des étiquettes, cliquez sur « OK ».

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