Comment compresser un fichier excel (9 astuces)

Comment compresser un fichier excel (9 astuces)

Dans ce tutoriel, nous vous montrons comment compresser un fichier Excel. Aussi, nous partageons avec vous les meilleurs techniques pour réduire la taille d’un fichier Excel et gérer les fichiers Excel volumineux.

Qui de nous n’a pas rencontré ce genre de problème : des classeurs Excel très volumineux. En réalité, à mesure que vous ajoutiez des données, des formules et des images à un fichier Excel, il deviendra extrêmement lents et lourds.

En fait, un classeur Excel volumineux présente plusieurs inconvénients. D’une part, il prend beaucoup de temps à l’ouverture ainsi qu’à la modification. D’une autre part, vous pouvez trouver des difficultés si vous souhaitez l’envoyer par e-mail à des collègues. En d’autre termes, vous vous trouverez assis sur une chaise attendant le chargement du fichier Excel, perdant ainsi votre temps.

Alors, comment réduire taille fichier Excel ?

Compresser un fichier Excel n’est pas si important si vous traitez de petits fichiers. Pourtant, si vous traitez un grand ensemble de données avec des milliers de lignes, il peut être très important de réduire la taille de votre fichier Excel. Continuez et lisez le reste du tutoriel pour découvrir un large éventail de façons de résoudre ce problème.

Commencez par analyser le fichier Excel volumineux

Il faut dire que le fait de compresser un fichier Excel peut paraître parfois facile. Cependant, ce n’est pas toujours le cas. Pour cette raison, nous souhaitons partager avec vous un conseil à suivre avant de réduire la taille de votre fichier Excel.

En gros, l’idée est que les feuilles de calcul d’un fichier Excel sont toutes différentes en terme de taille. Ainsi, certaines feuilles vont affecter la taille de votre fichier Excel plus que les autres. Alors, avant de compresser un fichier Excel, vous devez savoir quelles feuilles sont les plus lourdes. Suivez les étapes ci-dessous.

Etape 1: modifier l’extension du fichier Excel que vous voulez compresser

1- Tout d’abord, créer une copie provisoire du fichier Excel à compresser.
2- Ensuite, accédez au dossier où vous avez placé la copie de votre fichier Excel.

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3- Cliquez ensuite sur le menu « Organiser » et sélectionnez « Options des dossiers et de recherche« .

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4- Ainsi, la boite de dialogue « Options des dossiers » s’ouvre. Accédez à l’onglet « Affichage« .
5- Décochez ensuite la case en regard de l’option « Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu« . Voir la capture d’écran ci-dessous.

compresser un fichier excel- afficher l’extension

6- Cliquez sur « Ok » pour appliquer les modifications.
7- Une fois les extensions affichées, faites un clic droit sur la copie du fichier Excel à compresser.
8- Faites ensuite un clic droit sur la copie de votre fichier Excel volumineux et choisissez « renommer« . Puis, supprimez l’extension « .xlsx » et remplacez-la par « .zip« .
9- Ainsi, une boite de dialogue de confirmation s’affichera. Cliquez sur « Ok » pour valider. Voir la capture d’écran ci-dessous :

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Etape 2 : trier les feuilles de calcul par taille

Maintenant que vous avez convertit la copie du fichier Excel en zip vous pouvez voir la taille de chaque feuille de calcul. Pour ce faire,

1- Tout d’abord, ouvrez le fichier zippé résultant.

2- Accédez au dossier « xl » puis au dossier « Worksheets« . Notez que les feuilles de calcul sont triées par leurs noms. Voir la capture d’écran suivante :

réduire taille fichier excel

3- Finalement, cliquez sur l’entête de la colonne « Taille » pour trier les feuilles de calcul dans un ordre décroissant. Voir la capture ci-dessous :

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En suivant le processus ci-dessus, vous serez en mesure de repérer les feuilles les plus lourdes. En outre, cela vous aidera à décider par quelle feuille commencer pour compresser un fichier Excel. Dans notre exemple, vous pouvez bien voir que la feuille «sheet1.xml» représente presque la moitié du volume globale.

réduire taille fichier excel

Maintenant, vous pouvez commencer à réduire la taille du fichier Excel. Concentrez-vous en premier lieu sur les feuilles de calcul avec la plus grande taille.

Vous trouverez ci-dessous neuf astuces pour compresser un fichier Excel.

Compresser un fichier Excel en supprimant la mise en forme conditionnelle

Qui de nous n’utilise pas la mise en forme conditionnelle. Il s’agit d’une fonctionnalité permettant d’attirer l’attention sur des données spécifiques. Cependant, ce que vous ne connaissez pas c’est que cela peut alourdir votre classeur. Ainsi, afin de compresser un fichier Excel, supprimez en premier lieu toute la mise en forme conditionnelle. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

Notez d’abord la taille de votre fichier Excel. Pour notre cas, le fichier Excel à compresser à une taille de « 234Ko« :

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1- Ouvrez le fichier Excel à compresser et puis accédez à la feuille de calcul formaté.

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2- Ensuite, sélectionnez les cellules avec une mise en forme conditionnelle.

2- Passez à l’onglet « Accueil » dans le ruban, puis cliquez sur l’option « Mise en forme conditionnelle » se trouvant dans le groupe « Styles« .

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3- Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez « Effacer les règles » puis « Effacer les règles des cellules sélectionnées« . Notez que vous pouvez également choisissez « Effacer les règles de la feuille entière« .

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4- Ensuite, faites de même pour les autres feuilles de calcul.

La suppression de la mise en forme conditionnelle vous aide vraiment à compresser un fichier Excel. La capture ci-dessous montre une diminution de la taille de notre fichier Excel :

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Compresser un fichier Excel en en supprimant les espaces vides dans vos feuilles

En réalité, une feuille de calcul Excel peut contenir jusqu’à un million de lignes ! Il est donc évident de trouver plein de lignes et colonnes inutilisés dans un classeur. Ainsi, afin de compresser un fichier Excel et réduire sa taille, nous vous suggérons de vous débarrasser des lignes et colonnes vides. Pour ce faire , suivez les instruction qui suivent :

1- Tout d’abord, cliquez sur une cellule vide à la fin de vos données.

2- Cliquez ensuite sur le raccourci clavier « Ctrl + Shift + Flèche Droite + Flèche Bas« . Cela vous permettra de sélectionner toutes les lignes et colonnes vides. Voir la capture d’écran ci-dessous.

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3- Faites ensuite un clic droit sur la sélection et choisissez « Supprimer » dans le menu contextuel.

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Après cette étape, nous n’avons remarqué aucun changement au niveau de la taille de notre fichier Excel. Peut être pour vous le résultat sera différent.

Réduire taille fichier Excel en supprimant les formules inutiles

Il est rare de trouver une feuille de calcul sans formules. En fait, tout utilisateur Excel applique des formules pour calculer et manipuler les données de manière dynamique! Pourtant, nous oublions que ces formules ralentissent et alourdissent nos classeurs. En fait, Excel traite parfois les cellules dans la plage utilisée même si elles sont vides et n’ont pas de mise en forme. En conséquence, cela entraîne une grande taille de fichier sans raison.

En conséquence, afin de compresser un fichier Excel, nous devons supprimer les formules et garder uniquement leurs valeurs. Le processus est assez simple, suivez les instruction ci-dessous:

1- Sélectionnez l’ensemble de la feuille de calcul. Vous pouvez le faire en utilisant le raccourci « Ctrl + A« .
2- Faites ensuite un clic droit sur la sélection et puis choisissez « copier« .

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3- Puis, dans l’onglet « Accueil« , cliquez sur la flèche en bas du bouton « Coller » et sélectionnez « Collage spécial« .

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4- Ainsi, la boite de dialogue « Collage spécial » s’ouvre. Sélectionnez le bouton radio « Valeurs et format des nombres » comme le montre la capture ci-dessous:

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5- Enfin, faites de même pour toute les autres feuille de calcul.

Cela supprimera toutes les formules, ce qui aide à réduire la taille du fichier Excel . Comme vous pouvez voir dans la capture d’écran ci-dessous, la taille de notre fichier Excel est passé à « 222Ko« .

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Effacer la mise en forme des données pour compresser un fichier Excel

Bien que la mise en forme soit un excellent moyen de structurer naturellement les informations, mais, elle alourdie vos feuilles. Pour compresser un fichier Excel, nous vous recommandons de supprimer toute mise en forme qu’il contient. Procédez comme suit :

1- Tout d’abord, accédez à la première feuille de calcul.

2- Ensuite appuyez sur le raccourci « Ctrl + A » pour sélectionner tout le contenu.

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3- Puis, passez à l’onglet « Accueil » et cliquez sur l’option « Effacer » dans la rubrique « Edition« .

4- Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez « Effacer les formats ».

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5- Ainsi, Excel supprime toute la mise en forme de données:

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6- Enfin, répétez les mêmes étapes pour les autres feuille de calcul.

En conséquence, vous verrez que la suppression de la mise en forme aide vraiment à compresser un fichier Excel. Notez la nouvelle taille de notre fichier.

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Compresser un fichier Excel en éliminant les données cachées

Si votre fichier Excel comporte des feuilles, des lignes ou des colonnes cachées, vous devez les éliminer. Toutefois, nous vous recommandons de garder cette technique en dernier. En fait, si vous supprimer les données cachées, vous risquer de casser les formules. Pour réduire la taille d’un fichier Excel, procédez comme suivant:

1- Tout d’abord, faites un clic droit sur l’onglet d’une feuille de calcul.

2- Ensuite, sélectionnez « Afficher » dans le menu contextuel.

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3- Ainsi, la boite de dialogue « Afficher » s’ouvre. Sélectionnez la première feuille et cliquez sur « Ok« .

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4- Répétez les étapes précédentes pour afficher les autres feuilles de calcul masquées.

Maintenant, toutes les feuille sont affichées. Vous devez ensuite afficher les colonnes et lignes masquées. Pour chaque feuille de calcul de votre fichier Excel, procédez comme suit:

1- Tout d’abord, appuyez sur le accourci « Ctrl + A » pour sélectionner la feuille entière.

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2- Ensuite, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’entête d’une colonne ou de ligne.

3- Sélectionnez ensuite « Afficher » dans le menu contextuel.

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Finalement, avec tous les éléments cachés visibles sur l’écran, procédez à la suppression. Faites un clic droit sur toutes les feuilles, colonnes et lignes inutiles et choisissez « Supprimer« .

Après avoir appliqué cette astuce, la taille de notre fichier Excel est passé de « 208Ko » à « 199Ko« .

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Réduire la taille d’un fichier Excel en compressant les images

Une astuce évidente pour compresser un fichier Excel, consiste à ne pas insérer des images. Pourtant, nous avons parfois besoin inclure des illustrations dans Excel. Si c’est le cas, vous devez alors compresser toutes les images à utiliser.

En réalité, les images sont les objets les plus lourds que vous pouvez insérer dans un fichier. Ainsi, ne vous étonnez pas si obtenez un fichier Excel volumineux ! Sachez alors que vous pouvez économiser beaucoup d’espace en compressant correctement vos images.

Vous pouvez compresser une image de deux manières différentes :

  • D’une part, vous pouvez utiliser les services en ligne. Généralement, vous n’avez qu’à glisser-déposer les images et cliquer sur un bouton pour démarrer la compression.
  • D’une autre part, vous pouvez compresser les images en utilisant les options intégrées dans Excel.

Nous allons utiliser la deuxième méthode. Suivez les étapes ci-dessous pour compresser une image dans Excel :

1- Sélectionnez d’abord une image à compresser.

2- Accédez ensuite à l’onglet contextuel « Mise en forme« .

3- Puis, cliquez sur l’a commande « Compresser les images » dans le groupe « Ajuster« .

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4- Ainsi, la boîte de dialogue « Compresser les images » s’ouvre. Décochez la case « Appliquer à l’image sélectionnée uniquement« . Cela indiquera à Excel que vous souhaitez compresser toutes les images du classeur.

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5- Sélectionnez ensuite le bouton radio « Courrier (96 ppp)« . Vous pouvez choisir la résolution que vous souhaitez mais celle ci vous garantit une compression maximale.

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6- Cliquez sur « OK » pour terminer.

Ces étapes compresseront toutes les images et vous aidera à réduire la taille du fichier Excel. Notez dans l’image ci-dessous que la taille de notre fichier Excel est passé à « 91 Ko« .

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Compresser un fichier Excel en l’enregistrant au format binaire (.xlsb)

Peut être qu’il s’agit du meilleur moyen de compresser un fichier Excel.

Qu’est-ce que le format binaire XLSB?

XLSB est un type de fichier de classeur binaire qui associe la compression ZIP et l’architecture XML.

Avantages du format XLSB

D’une part, le format XLSB permet de compresser un fichier Excel puisque sa taille est jusqu’à 50% plus petite. D’autre part, il rend la lecture et l’écriture d’un classeur plus rapide.

Inconvénients du format XLSB

En fait, vous pouvez distinguer entre un classeur enregistré en tant que fichier Excel standard et celui enregistré en tant que fichier avec des macros. Cela est facile car les deux types ont des extensions et des icônes différentes. Pourtant, ce n’est pas le cas pour un fichier au format xlsb. Ainsi, si vous recevez un fichier Excel et que vous ne connaissez pas qu’il s’agit d’un fichier xlsb, vous risquez d’exécuter un code malveillant.

Ci-dessous les étapes pour enregistrer un fichier Excel au format XLSB :

1- Pour commencer, accédez à l’onglet « Fichier« .

2- Ensuite, cliquez sur l’option « Enregistrer sous » dans la barre latérale gauche.

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3- Puis, dans la fenêtre « Enregistrer sous », cliquez sur « Parcourir« .

4- Ainsi, la boîte de dialogue « Enregistrer sous » s’ouvre. Accédez à l’emplacement ou vous voulez placer le fichier.

5- Tapez un nom pour le fichier dans la zone « Nom« . Puis, cliquez sur le menu « type » et sélectionnez « classeur Excel binaire (.xlsb)« .

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6- Cliquez sur « Ok » pour terminer.

Notez dans la capture ci-dessous la différence entre les tailles des deux fichiers. En conclusion, le format xlsb permet de réduire la taille d’un fichier Excel.

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Compresser un fichier Excel en supprimant le cache de pivot

Généralement, Excel crée une copie des données sources de tout tableau croisé dynamique que vous insérez, ce qu’on appel « Cache pivot« . En d’autres termes, lorsque vous apportez des modifications aux données sources, Excel opère sur le cache pivot après l’avoir modifié. Il est donc évident d’avoir un fichier Excel volumineux lorsque vous avez plusieurs tableaux croisés dynamiques.

Désormais, ne vous inquiétez pas si votre fichier Excel comporte des tableaux croisé dynamiques. Nous vous proposons deux façons de compresser un fichier Excel avec TCD :

  • En premier lieu, vous pouvez conserver vos données source et puis supprimer le cache de pivot;
  • En deuxième lieu, vous pouvez faire l’inverse. Cela signifie, conserver le cache Pivot et supprimer les données source

Trouvez ci-dessous les étapes et instruction pour ces deux techniques.

Conserver les données sources et supprimer le cache de pivot

Une fois le tableau croisé dynamique crée, vous pouvez enregistrer les données source et supprimer le cache pivot généré. Cela va grandement compresser un fichier Excel et réduire sa taille. En outre, vous pouvez recréer le cache pivote si vous en aurez besoin.

Suivez les étapes ci-dessous pour forcer Excel à ne pas enregistrer le cache de pivot :

1- Tout d’abord, cliquez à l’intérieur du tableau croisé dynamique.

2- Allez ensuite sur l’onglet « Analyse« .

3- Cliquez sur l’icône « Options du tableau croisé dynamique« .

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4- La boîte de dialogue « Options du tableau croisé dynamique » s’ouvre. Accédez à l’onglet « Données« .

5- Ensuite, décochez la case en regard de « Enregistrer les données source avec le fichier« . Cette option aide à compresser un fichier Excel en supprimant les données de cache.

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6- Puis, cochez la case en regard de l’option «Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier». Vous pouvez ne pas cocher cette option. Cependant, vous devrez actualiser le tableau croisé dynamique manuellement la prochaine fois que vous ouvrez le fichier.

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7- Enfin, cliquez sur « OK« .

Maintenant, enregistrez votre fichier Excel. Vous remarquerez une taille de fichier réduite. Dans notre cas, la taille du fichier xlsx est passé de « 91 Ko » à « 87 Ko« . Aussi celle du fichier xlsb est passée de « 76 Ko » à « 72 Ko« .

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Conserver le cache du pivot et supprimer les données source

Une autre façon de compresser un fichier Excel consiste à supprimer les données source des tableaux croisés dynamiques insérés. Pour ce faire, supprimez simplement les données ou toute la feuille de calcul contenant ces données. Ne vous inquiétez pas, votre tableau croisé dynamique fonctionnera correctement. Excel utilisera le cache pivot au lieu des données supprimées.

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Remarque : vous pouvez toujours récupérer les données source en faisant un double-clic sur une cellule du tableau croisé dynamique.

Et voilà! C’est ainsi que vous pouvez compresser un fichier Excel. Vous pouvez également utiliser des ressources en ligne comme wecompress. Si vous connaissez d’autres astuces, n’hésitez à les partager avec nous dans un commentaire.

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